Jaką agencję eventową wybrać?

Jaką agencję eventową wybrać?

Wybierając agencję eventową, która zajmie się kompleksową organizacją imprezy firmowej warto postawić na jej profesjonalizm, doświadczenie i kreatywność. Cały ten pakiet mocnych cech możemy zyskać wybierając współpracę z dobrą agencją eventową. Jednak jak rozpoznać dobrą agencję na rynku, w którym liczba agencji ciągle wzrasta? Czym kierować się w wyborze agencji eventowej?

Często pierwszym czynnikiem branym pod uwagę jest cena usługi. Wybierając agencję eventową, która zadba o każdy szczegół imprezy skupiamy się na jak najniższej cenie. Jest to dość często popełniany błąd, ponieważ niższa cena może wiązać się z niską jakością wykonania zlecanego eventu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której zlecamy firmie eventowej organizację wypadu plenerowego samochodami terenowymi po terenach górskich dla 50 osób, a do dyspozycji są tylko 4 samochody. Dlatego już w pierwszym etapie planowania należy zweryfikować budżet, potrzeby i oczekiwania.

Organizacja imprezy firmowej wymaga dobrej znajomości branży, dlatego warto przed wyborem agencji sprawdzić, jak długo istnieje na rynku i jakie ma osiągnięcia. Nie możemy jednak kategorycznie skreślać agencji eventowych, które od niedawna istnieją na rynku. Bardzo często takie agencje składają się z zespołu młodych, ambitnych i kreatywnych ludzi, którzy są gotów zorganizować najlepszą imprezę integracyjną w całej historii firmy. Dlatego warto umówić się na spotkanie z jedną i drugą agencją w celu jej poznania i przekonania się o jej potencjale.

Pozytywne referencje to kolejny dowód na to, że warto skontaktować się z daną agencją. Potwierdzają one jej profesjonalizm i umiejętność pełnego zaangażowania w powierzone zadanie.

Bardzo istotny jest także sposób komunikacji. Agencje eventowe, które poważnie podchodzą do zlecanych zadań już od pierwszego kontaktu starają się utrzymać jak najlepszy poziom komunikacji. Szybko odpowiadają na wiadomości oraz wysyłają zapytania o szczegóły wydarzenia. Posiadając szczegółowe informacje, agencja jest w stanie najtrafniej dopasować ofertę do rodzaju eventu.

Dobra agencja eventowa charakteryzuje się także profesjonalnym doradztwem. Zweryfikuje pomysły Klienta na event, a jeśli ich nie posiada to zaproponuje kilka wariantów. W ten sposób Klient będzie mógł wybrać najlepsze rozwiązanie.
Przygotowanie eventu jest czasochłonne i pracochłonne, dlatego dobre agencje eventowe nie podejmują się organizacji imprez na ostatni moment. Istnieje zbyt duże ryzyko, że poziom organizacyjny imprezy będzie na bardzo niskim poziomie. Dlatego należy mieć na uwadze fakt, że organizacja imprez czy eventów wymaga czasu.